جزوه اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری

بخشی از متن فایل
مرحله اول گزارش نویسی: برنامه ریزي
هرچه در مزایاي برنامه ریزي براي انجام امور سخن بگوییم کم است، فردي که در کارهایش برنامه ندارد مسلماً براي
فراهم آوردن شکست در کارها، برنامه دارد.بدون برنامه کارکردن به مانند پر کاهی بودن بر امواج دریاي مسائل زندگی
است، دستخوش امواج گوناگون مشکلات که او را به هر سو می کشند و می برند.مسأله مقدمات و برنامه ریزي براي تهیه
گزارش بر حسب نوع آن متفاوت است.در مواردي میتوان تمام روند برنامه ریزي را در ذهن خود آماده و متمرکز کنیم و
نیازي به پیاده کردن آن بر روي کاغذ نمی باشد.در واقع اکثر گزارشات مختصر و توضیحی، بدین صورت در می آید.در
موارد دیگر تهیه مقدمات و تدارکات کار نیاز به صرف وقت فراوان و فراهم آوردن مواد و مصالح زیاد دارد.
براي برنامه ریزي و تهیه مقدمات روشهاي گوناگونی وجود دارد اما اگر هدف ما جستجوي واقعیت و اعمال دقت باشد،
بهترین روش همان است که محققان و پژوهشگران بکار می برند که به روش علمی مشهور است.نویسندگان گزارشهاي
اداري و فنی نیز، به دنبال کشف حقایق و نتایج قابل تأیید هستند، لذا بهتر آن است که در مرحله برنامه ریزي و تهیه
مقدمات از این روش استفاده شود.در صفحات بعد دو واژه “تحقیق “و “گزارش “به صورت وجوه عام و خاص یک مقوله
بکار رفته است.
مراحل روش علمی تحقیق
س:مراحل روش علمی تحقیق عبارتند از:
۱ -تعریف مسأله به صورت مشخص بر اساس معیار منطقی تعریف
۲ -طرح مقدماتی تحقیق
۳ -انتخاب روشی مناسب براي تحقیق
۴ -جمع آوري اطلاعات و داده ها
۵ -تحلیل و تفسیر
۶ -نتیجه گیري بر اساس داده ها و تفسیرها
۱-تعریف مسأله
تعریف مسأله باید در عبارتی روشن، دقیق، بدون ابهام و کوتاه بیان شود.تعریف باید جامع و مانع باشد، یعنی همه
مصادیق خود را در بر بگیرد و مانع انواع دیگر گردد.مسأله مورد گزارش باید بطور مشخص و محدود تعریف شود، در
تعریف باید حتی المقدور از کلماتی که قابل مشاهده، محاسبه و اندازه گیري باشد استفاده گردد.صورت مسأله را میتوان
به سه وجه بیان کرد:
الف- عبارت مصدري: کشف علل غیبت زیاد در واحد تولید
ب-عبارت سؤالی: چه عللی باعث غیبت زیاد در واحد تولید می شود؟
ج-عبارت اخباري: میخواهیم به علل غیبت زیاد در واحد تولید پی ببریم
براي دقیق تر و مشخص تر کردن تعریف، گزارشگر باید پرسشهایی را مطرح سازد مانند:
-از کجا می دانیم که میزان غیبت در واحد تولید زیاد است؟
-میزان غیبت در واحد تولید چقدر است ؟
-میزان غیبت در واحدهاي دیگر سازمان چقدر است؟
-تا چه اندازه میزان غیبت در واحد تولید، با میزان غیبت در واحدهاي دیگر یا در صنعت مشابه قابل مقایسه است؟
-آیا علت غیبت چیزي است که تحت کنترل نهاد است؟
اگر بتوان علت غیبت را کنترل کرد بهترین روش تقلیل آن کدام است؟
این گونه سؤالات و سؤالات مشابه به گزارشگر کمک می کند که مسأله را به نحو بهتري تعریف کرده و مشخصات لازم را
در آن بگنجاند.همین تعریف دقیق مسأله است که بعداً به صورت موضوع و مقدمه گزارش متجلی می شود.
۲ -طرح مقدماتی تحقیق ( گزارش)
طرح مقدماتی تحقیق شامل چهار موضوع است:
۱ -۲ تعیین هدف تحقیق- حدود تحقیق
۲ -۲ معیارهاي انتخاب متدولوژي تحقیق
۳ -۲ طرح سؤالات، مشکلات و تنگناها
۴ -۲ گزارشخواه کیست و دانستن نظر او نسبت به مسأله مورد بحث