جزوه کاربرد رایانه در دفاتر اسناد رسمی

جزوه کاربرد رایانه در دفاتر اسناد رسمی دانشگاه جامع علمی کاربردی بهمراه تحقیق و مقالات ارائه شده این درس با فرمت pdf و word
بخشی از متن فایل
کاربرد رایانه در دفاتر اسناد رسمی
یکی از مهمترین تجهیزات رایانه ای در در دفتر خانه ، نرم افزار های
کاربردی میباشد که ذیالبه شرح و بررسی عملکرد و فواید آنها در دفتر
خانه می پردازیم:
مزایای یک نرم افزار مناسب در دفترخانه:
۱-امکان آماده سازی متن اسناد:
از آنجایی که تنوع اسناد تنظیمی در دفترخانه بسیار زیاد است و دفاتر
موظف به تنظیم اسنادی که منع قانونی ندارند و بدان ها ارجاع می گردد
می باشند ، آماده بودن متون اسناد قبل از مراجعه متعاملین به دفتر خانه
تقریبا یک ضرورت است ، چرا که تنظیم و آماده سازی متن اسناد بویژه
اسناد رهنی و غیره که متون حجیمی دارند نیاز به صرف وقت زیاد
داشته و باعث طوالنی شدن زمان تنظیم سند ودر نتیجه اتالف وقت
صاحبان سند می گردد.
در گذشته متن اسناد را بر روی اوراق آماده می کردند و برای نگهداری
آنها فضای زیادی مصرف می شد.اما به کمک رایانه می توان متون
اسناد را بصورت فایل های متنی در رایانه از قبل آماده کرد و به هنگام
تنظیم سند از آنها استفاده نمود .
مزیت دیگری که در رابطه با متون اسناد می توان از رایانه بهره برد ،
قابلیت ایجاد یا تغییر تغییر متن در صورت نیاز است. هرگاه بدالیل
مختلف الزم شد متن آماده شده اسناد تغییر کند ، بدون هدر دادن کاغذ و
در کمترین زمان ممکن ، می توان در فایل متن مربوطه تغییرات را
اعمال نمود.
۲-امکان دسته بندی متن اسناد بر اساس نوع معامله مربوطه
بدلیل تنوع باالی اسناد تنظیمی دفتر خانه ، دستیابی به متن مورد لزوم از
میان متون از پیش آماده شده نیز ساده به نظر نمی رسد ، حال آنکه توسط
رایانه میتوان متون را بر اساس نوع معامله طبقه بندی کرد تا در
صورت نیاز با توجه به موضوع سند ، به فایل متن آن در کوتاه ترین
زمان دست یافت .
۳-امکان حفظ سوابق و مدارک شناسائی و مالکیت متعاملین و بکار
گیری مجدد از اطالعات آنان در اسناد :
موقع تنظیم اسناد ، مدارک احراز هویت و مالکیت اشخاص اخذ گردیده و
معموال تصویر آنها را به پیوست نسخه دفتر خانه نگه داری می نمایند.
در سیستم دستی تنظیم سند برای شخصی که در همان دفتر خانه قبال سند
تنظیم نموده و سابقه قبلی از اطالعات مورد لزوم جهت تنظیم سند جدید
برای وی وجود دارد ، ملتزم صرف همان میزان وقت که برای سند قبلی
شده می باشد ، یعنی تنظیم سند ، فیش های مربوطه و غیره همانند بار
قبل صورت می گیرد ، ولی در رایانه ، اپراتور از داشتن سابقه قبلی
شخص و نوع سند قبلی وی مطلع گشته و در صورت تطابق مشخصات ،
از سابقه وی در سند جدید بدون نیاز به تایپ مجدد ، استفاده می نماید .که
از مزیتهای این امر می توان موارد زیر را نام برد:
۱-۳ ) باال رفتن سرعت تنظیم سند .
۲-۳)چنانچه در سند قبلی اطالعات به درستی و بدون غلط و اشتباه وارد
سیستم شده باشد ، با کپی برداری از آن اطالعات احتمال خطا وارد کردن
مجدد اطالعات کاهش می یابد.
۳-۳ )چون سردفتر برای سند قبلی شخص ، تشریفات احراز هویت را
یکبار رعایت نموده و احتماال برای شخص ، شاهد خواسته است ، اطالع
یافتن از سابقه شخص دقدقه سر دفتر را از احراز هویت و نیز مطالبه
مدارک شناسایی وی کاهش می دهد